ADVOCATEN EN DECLARABELE UREN
Wat is daar eigenlijk mis mee?
Overal lees je dat advocatenkantoren moeten veranderen. Ze zijn te conservatief. Ze houden vast aan het verleden en zijn alles behalve innovatief. Naarmate het economisch slechter gaat wordt de roep om verandering steeds sterker.
Met name het systeem van ‘uurtje factuurtje’ moet het ontgelden. Advocaten wordt verweten dat zij tijdschrijven met een vork. Dat zij niet efficiënt werken. Dat zij te duur zijn. Het syteem zou verkeerde prikkels meebrengen, mede omdat de controle op het daadwerkelijke aantal nuttig besteedde uren niet goed mogelijk is.
Wie deze kritiek tot zich laat doordringen kan niet anders dan constateren dat er wantrouwen bestaat jegens advocaten die op urenbasis hun werkzaamheden verrichten. Een enkel geval daargelaten is het echter niet zo dat advocaten van misbruik worden beschuldigd, maar wel dat zij een declareersysteem hanteren dat niet dwingt tot efficiënt werken en dat te weinig rekening houdt met het feit dat wat de advocaat declareert voor zijn cliënt kosten zijn. En naarmate het economisch slechter gaat, worden cliënten nu eenmaal meer kostenbewust.
Geen enkele cliënt wil teveel betalen voor de juridische diensten die hij nodig heeft. Met andere woorden: er moet een voor de cliënt aanvaardbare verhouding bestaan tussen de kosten aan de ene kant en de (kwaliteit van de) geleverde diensten aan de andere kant. Kortom: value for money.
Voor cliënten, of het nu gaat om natuurlijke personen of commerciële instellingen, is onzekerheid over wat er uiteindelijk moet worden betaald een lastig punt. Als een cliënt zijn advocaat inschakelt om een gerechtelijke procedure voor hem te voeren dan wil hij graag weten of hem dat $10,000, $100,00 of $500,000 gaat kosten.
In elke relatie tussen een cliënt en zijn advocaat staat vertrouwen centraal. Vanuit de cliënt gezien is het belangrijk dat hij het vertrouwen heeft dat de door hem gekozen advocaat zijn zaak op de beste manier behandelt. De vraag is natuurlijk wat de beste manier is, wat die kost en wat de alternatieven zijn. Het is van belang dat daarover bij aanvang van de opdracht serieus wordt gesproken. Mede op basis van de kosten zou een cliënt kunnen kiezen voor een (mogelijk) suboptimaal alternatief.
Een voorbeeld. Stel dat een cliënt een vordering heeft op twee bedrijven gezamenlijk. Eén bedrijf is gevestigd in het land waar de cliënt en zijn advocaat wonen, maar dat bedrijf zal waarschijnlijk nimmer meer dan 50% van de vordering kunnen betalen. Het andere bedrijf is gevestigd in een land waar het executeren van een buitenlands vonnis moeilijk en kostbaar is, maar dat bedrijf zou wel 100% van de vordering kunnen voldoen. De advocaat moet in een dergelijk geval zijn cliënt hierover duidelijk informeren en met de cliënt bespreken of het, ook vanuit kostenoogpunt, wel zinvol is om ook tegen dat tweede bedrijf een procedure te beginnen.
De cliënt moet bovendien weten waar hij aan toe is wat betreft zijn kosten, al is het maar bij benadering. De advocaat kan niet volstaan met het meedelen van zijn uurtarief onder het motto “u ziet wel op welk bedrag dat uiteindelijk uitkomt”. Er zijn diverse mogelijkheden om aan kostenbewaking en kostenmitigering te doen.
Als een zaak zich daarvoor leent zou de advocaat een inschatting van de totale kosten kunnen geven. Een zaak kan ook worden opgeknipt, bijvoorbeeld in een advies over proceskansen, een procedure in eerste aanleg enzovoort. Per fase kan dan een inschatting worden gemaakt.
Er kan ook worden gedacht aan een overeen te komen maximum. De advocaat maakt een inschatting van de kosten en geeft bijvoorbeeld een bandbreedte aan. Er kan vervolgens een cap worden afgesproken. Het afspreken van een fixed fee is ook mogelijk: het aantal uren dat de advocaat dan daadwerkelijk aan de zaak heeft besteed is dan niet relevant. Aan een fixed fee kan een upside en een downside zitten. Het voordeel voor de cliënt is dat hij direct weet welk bedrag hij moet betalen en hij kan dat in zijn begroting opnemen.
Voor de advocaat kan de fixed fee als bijkomend voordeel hebben dat de cliënt niet door zijn uurtarief wordt afgeschrikt: bij een fixed fee is dat uurtarief niet relevant. Degene die een auto koopt stelt zich immers ook niet de vraag welk deel van de koopprijs bestaat uit loonkosten van de arbeiders, welk deel uit materiaalkosten, welk deel uit transportkosten, wat de winstmarge is enzovoort. Als de auto en de prijs je bevallen betaal je immers gewoon de koopprijs.
Voor zover dat in zijn land is toegestaan kan de advocaat ook werken op basis van een success fee. Denk aan no cure no pay. En zo is er nog wel meer te bedenken. Voor de meeste cliënten is het in ieder geval van belang dat ze bij aanvang van de relatie, voor zover dat kan, weten waar ze wat de rekeningen van de advocaat betreft aan toe zijn.
Van de advocaat mag verder worden verwacht dat hij blijvend de kosten in de gaten houdt en contact met de cliënt opneemt als die kosten hoger dreigen te worden dan is afgesproken of hoger dan de cliënt in redelijkheid kon verwachten. Hier mag een proactieve houding van de advocaat worden verwacht. Dit soort discussies moeten niet pas plaatsvinden nadat de kosten zijn gemaakt of nadat de declaratie is verstuurd. Een cliënt houdt niet van verrassingen.
Het “uurtje factuurtje” systeem past niet in deze tijd als daarmee wordt bedoeld dat de cliënt maar moet afwachten wat hij uiteindelijk moet betalen. Bij aanvang van een zaak moeten de advocaat en zijn cliënt duidelijke afspraken maken over wat zij over en weer van elkaar mogen verwachten. Op de advocaat rust de plicht zijn cliënt zo goed mogelijk te informeren en dat ook schriftelijk vast te leggen. Het is uiteindelijk de cliënt die moet bepalen of de prijs die hij (vermoedelijk) moet betalen in een redelijke verhouding staat tot de aangeboden diensten. Het zijn dus uiteindelijk niet de advocaten, maar het is de markt die bepaalt op welke wijze advocaten kunnen declareren.
Karel Frielink
Advocaat / Partner
(22 December 2013)
.
